ESTRATEGIAS PARA EL TRABAJO REMOTO

En este documento me referiré al mal llamado teletrabajo hoy en día, y anteriormente el In House o trabajo desde casa, el que llamaré: “Trabajo remoto”.

Dar cumplimiento a las labores de la empresa desde “la comodidad de la casa”, aparentemente es más descansado y agradable para los empleados, al menos esa es la percepción de las personas, e inclusive de los jefes que llegan a creer que sus trabajadores están de plácemes con el trabajo remoto. Inclusive, les genera incertidumbre y cierta desconfianza en la eficiencia.

Curiosamente el trabajo remoto dada la coyuntura por la pandemia, tomó mucha fuerza convirtiéndose en la única alternativa para mantener vigentes los negocios, no había más posibilidad, se acaban los negocios o se mantienen con el trabajo remoto, por a pesar de toda la desconfianza y el temor de los jefes y empresarios, se tuvo que decidir por ello: trabaje desde casa.

A pesar de la desconfianza y la prevención que se tenía para este sistema o nuevo modelo de negocio, las cosas han sido favorables para muchas organizaciones y firmas comerciales, en la medida que muchos negocios han sobrevivido, que ante lo sucedido ya es ganancia, otros han crecido y algunos más visionarios, encontraron que esta era una excelente alternativa que les favorece en costos, pues se generan menos gastos de transporte, menos áreas de parqueadero, menos gasto en baterías sanitarias y servicios para empleados, reduce el costo del espacio oficina, se ahorra avisos y tableros, y hasta se economizan ciertos gastos de mantenimiento.

Ya vemos como algunas firmas tomaron la seria decisión cerrando sus costosas instalaciones para pasar el mayor porcentaje de sus empleados al nuevo sistema, al trabajo remoto, desde casa, costos que se reflejará en el PyG, y que agregara ganancias cuando la eficiencia se mantiene o se aumenta.

Pero, con respecto a la comodidad, o el beneficio social y humano, aun el trabajo remoto deja mucho que desear, pues se esta trabajando con el mismo esquema de gestión humana y de dirección, que en un sistema presencial.

Contrario a lo que se esperaba, tanto para jefes o patrones si así podemos nuevamente llamarles, al igual que para los trabajadores, el sistema se ha convertido en una carga más dura y fatigosa que la rutina diaria de hacer presencia en el lugar de trabajo, y debería ser lo contrario.

 

Anteriormente los trabajadores estaban sometidos en una rutina en la que tenían claro a qué horas salían de casa y qué tiempo les tomaba en promedio el llegar a su lugar de trabajo, y establecían jornadas laborales con pausas activas y los descansos pertinentes.

Por incomodos o insuficientes las baterías sanitarias de las instalaciones de la oficina, o la cocineta ellos se tomaban el tiempo prudente para desplazarse, y si el jefe o compañero que le buscaba no encontrara al empleado en su puesto, le hacia la espera, en otras palabras, no le acosaba ni tampoco le exigía que estuviese “sembrado” en su silla.

Las personas terminaban fatigadas, pero había una vida normal, tenían tiempo para tomarse un café o un refrigerio, para ir al sanitario o para estirar su cuerpo y las piernas, además se les generaba la oportunidad para una llevar una charla corta y entretenida con un compañero, y hasta sacaban una hora en la semana para asistir a una reunión informal de celebración de cumpleaños o para algo meramente social.

Sabían a qué horas iniciaba su jornada, a que horas almorzaban, al igual que en qué momento regresaban a casa dando tiempo para que agendaran una cita personal.

Pero, ¿Qué sucede con el trabajo remoto hoy en día?

Como al empleado no se ve y se supone que está en su jornada laboral, también se presume y exige que se encuentre disponible cuando se le llama, así que es su obligación estar de inmediato para cuando le llame su jefe o superior, o un compañero de departamento específico que cumple un mandato de su propio jefe.

En el caso de los comerciales, deben estar línea abierta 24/7 para el cliente y para el jefe, para solucionar requerimientos de logística, de facturación, de posventa y más.

Es difícil conocer o precisar las horas de descanso, por lo que este sistema se está convirtiendo en más fatigoso y estresante, satisfacer necesidades fisiológicas se hace más difícil o incomodo porque ahora hay que cargar con el dispositivo móvil o mínimo un sistema inalámbrico en la oreja dispuesto a contestar al jefe en una situación algunas veces muy incómoda.

Pareciera que se acabó el horario regular para el refrigerio, para el almuerzo y lo peor, ya no se sabe la hora en que termina una jornada, porque muchas veces se extiende más de lo prudente.

He conversado con algunas personas que están inmersas en este sistema, y manifiestan:

—Antes me quedaba tiempo para mí, ahora ni para ir al baño, y si la necesidad es mucha, debo de hacerlo con los audífonos en el oído. Algunas veces desearía tener un pato debajo de la silla de mi escritorio y varios audífonos para atender todas las llamadas, más cuando todos dicen que es urgente.

El trabajo remoto exige un modelo de gestión humana diferente al tradicional, pues ellos mismos, jefes y directores de gestión humana, han caído también en el ambiente estresante y mal sano afectándoles su propia calidad de vida.

Como todo en las organizaciones, el trabajo remoto requiere de una política, de estrategias, de condiciones y de un sistema debidamente definido, enseñado, comunicado y debidamente administrado.

SUGERENCIAS PARA UNA NUEVA POLITCA DE GESTION HUMANA EN EL TRABAJO REMOTO.

Si las condiciones de trabajo, el sistema y el ambiente no es el mismo de ayer, la política, la estrategia y la forma requieren de cambios que se adapten al nuevo sistema. Esta es la premisa fundamental.

1.      DEFINIR UN HORARIO FORMAL. Al igual que en el trabajo presencial, debe definirse y convenirse un horario formal bloqueando espacios para no interrumpir a las personas con llamadas o reuniones. Esto debe ser política de la compañía y requiere ser publicado. Ejemplo: A partir de las 7:00 am se inician las actividades incluyendo llamadas previamente establecidas, reuniones virtuales, etc., teniendo en cuenta horarios de break o descanso, y el horario de terminación de la primera jornada antes del almuerzo. Igual para el de la segunda jornada definiendo los descansos y la terminación de la jornada. hacer llamadas o conectarse. De esta forma, considerando los tiempos que cada compañía establezca, se mantiene activa la red de comunicaciones y se cierra en los tiempos definidos.

Los casos excepcionales deben ser excepcionales.

2.      PRESENCIA MOTIVACIONAL EN LA RED. Es prudente mantener una presencia motivacional por la red y convertirla en política de la empresa, sugiriendo:

 ·         BLOG INTER-EMPRESARIAL. Crear un blog sencillo distribuido de manera virtual entre los empleados con frecuencia semanal, en el que se presentan contenidos cortos distribuidos en: Editorial con las palabras del presidente, gerente o dueño; noticias importantes de la compañía (con fotos); Pagina de caricaturas o divertida; celebraciones y reconocimientos; Consejos útiles de SSTA para el trabajo remoto; Consejos y tip´s de mejoramiento humano y social para las relaciones personales y familiares; otros datos de interés que puede incluir recomendaciones de diversión o culturización virtual, deporte, etc.

·         CELEBRACIONES Y HOMENAJES. Hacer celebraciones y homenajes a través de video llamadas con la frecuencia semanal o quincenal. Cortas. Estos deben ser planeados y debidamente manejados por un encargado, para que cree el orden del mismo, la sorpresa y sirva de anfitrión.

 ·         FOROS O ENTRETENIMIENTO. Invitar a los empleados a un foro, una película o algún tipo de entretención virtual fuera de horario de trabajo, evento organizado, patrocinado o dirigido por la empresa.

 ·         APORTES Y NOVEDADES. Crear sistemas de participación tipo círculos de calidad para proponer mejoras y asuntos que beneficien el sentido de pertenencia, la eficiencia, la mejor relación, la salud y el bienestar de los trabajadores, y otros orientados específicamente al mejoramiento de sistemas, o de las mismas ventas.

 3.      MEJORAR SISTEMA TECNOLOGICO EN PLANTA U OFICINA. En las empresas en las que se están dando actividades presenciales para algunos grupos, vale la pena instalar una pantalla grande y un sistema de parlantes para que a través de ellos haga presencia la gerencia, y se pasen tips de motivación, estímulo y bienestar laboral.

El agradecimiento con la voz del gerente, unas palabras de motivación, un testimonio del cliente por la buena calidad del trabajo, expuesto a todos por alto parlante, produce una alta motivación y exalta el orgullo de los empleados; igual, sirve para dar instrucciones.

 4.      PRESENCIA SALUD OCUPACIONAL EN LA RED. La empresa a través de gestión humana y salud ocupacional, debe verificar, de manera virtual, que las condiciones desde donde se conectan o trabajan sus empleados sean las adecuadas en cuanto a ergonomía, comodidad, buena luz y en general en los aspectos que salud ocupacional debe establecer.

Esto debe de hacerse por responsabilidad y obligación de la empresa, pues las enfermedades laborales pueden aparecer y la empresa sigue siendo responsable de la salud de sus trabajadores así sea en trabajo remoto.

5.      PAUSAS ACTIVAS Y SALUD OCUPACIONAL. Salud ocupacional requiere participar con video llamadas colectivas para enseñar y estimular las pausas activas y los ejercicios que deben de hacer los del trabajo remoto, así estén en casa.

Esta función y practica no debe obviarse, ya que la empresa sigue siendo responsable de la salud de sus trabajadores y por ende tiene a responsabilidad de enseñar, verificar y reforzar conductas para que se conviertan en hábitos.

6.      SALUD Y VIDA. No sobra que a las personas se les recomiende una buena dieta y sistemas de hidratación, pues el trabajo remoto ha demostrado que algunos se desfogan en comer más de la cuenta y a deshoras, y no solo pierden la línea, se enferman, o hay quienes se alimentan mal y no se hidratan, minando poco a poco su cuerpo, lo que poco a poco produce enfermedades incapacitantes.

7.      IDENTIDAD CON LA MARCA. Fomentar el orgullo empresarial.

Dada la situación del trabajo desde casa, se han perdido los códigos de identidad para con la empresa, la uniformidad y hasta el logo.

Vale la pena rescatar un sistema de video llamada con logo de la empresa, solicitando de manera especial que los comerciales o vendedores que se comunica con los clientes, mantengan un fondo de pantalla con logo de la compañía o al menos se exhiba un uniforme.

Se recomienda que la imagen de la marca deba estar presente para mantener la identidad entre empleados y con clientes.

 

8.      FORMALIZAR LAS RELACIONES. Pasar de lo informal a lo formal.

Es de entender que en un principio todo el trabajo remoto fue improvisado, así que la informalidad se hizo constante, algo que ya tiene que superarse.

 Hay reglas básicas de formalidad en la presentación de las personas, en la ubicación de la cámara, en el manejo de la misma comunicación. Es prudente que las personas aprendan una serie de detalles relevantes a generar una buena imagen, a crear mayor atención de sus interlocutores, y a usar de mejor forma el sistema virtual para que produzca mayor eficiencia y seriedad. La ubicación de la cámara, la distancia, el fondo, la iluminación sin caer en lo extremo, más modales personales, funcionan de mejor manera en la comunicación virtual.

 

La formalidad produce una comunicación más asertiva, indica el grado de seriedad y establece unos códigos de conducta, sin caer en algo excesivo que genere malestar.

9.      COMPENSAR LA RECREACION Y ENCUENTROS EMRESARALES. Aparentemente se acabaron los días de recreación y los encuentros entre compañeros, pero se puede desarrollar sistemas novedosos que estimulen y compensen dichos encuentros.

En condiciones normales la empresa organizaba y realizaba actividades en las que llevaba a los empleados con sus familias a un club o lugar abierto para un día de campo, y si ya no se pueden podemos organizar BINGOS virtuales, la ruleta virtual y otras actividades con la participación de muchos grupos o por familia, estableciendo premios de acuerdo a diferentes categorías.

10.  FOMENTO DE ACTIVIDADES EN FAMILIA. Similar a lo anterior la empresa puede organizar eventos sociales de familia en la que los padres de los trabajadores involucren a sus hijos, por ejemplo: El concurso del ciento infantil, concurso de música o canto infantil o juvenil, elaboración de videos, etc.

Se trata entonces de adaptar al nuevo sistema, la estrategia de motivación y apoyo en el bienestar laboral, más cuando ya no hay encuentros persona a persona que permitan identificar comportamiento y conductas en los trabajadores, que ayuden a identificar su estado emocional y físico real.

No ha de faltar que una persona en trabajo remoto aproveche para hacer otras cosas que nada tengan que ver con la compañía a la que pertenece, afectando la eficiencia de la organización, por lo que es necesario reforzar cada vez más el sentido de pertenencia e identidad con la marca, usando elementos del Neuromarketing hacia el interior, y las estrategias de motivación que finalmente estimulan la retención y la identidad con la compañía.

En el sistema del trabajo remoto se deben ajustar otros procesos tales como:

 

·         Entrevistas y pruebas de selección.

·         Procesos de inducción, entrenamiento, empalme y reinducción.

·         Procesos de evaluación.

·         Charlas de seguridad laboral.

·         Procesos de capacitación.

·         Convenciones regulares.

·         Homenajes y premiaciones.

En otras palabras, todo lo que se requiere y está establecido en la política de la empresa, debe ser adaptado al nuevo sistema no presencial, al trabajo remoto.

Las empresas debieron ajustar toda su estructura y estrategia en asuntos de tecnología, logística, ventas y hasta financieramente, por lo que gestión humana no puede seguir tal como se hacía anteriormente, aquí se deben romper mecanismos tradicionales y de usanza anterior, por otros que se acomoden al sistema de trabajo remoto con el apoyo tecnológico que posibilitan las redes y los sistemas modernos.